申請單位須按以下程序申請獎項：

1. 本網站「立即登記／登入」頁面按下「註冊」並進入「香港義工獎網上報名系統」（下稱「報名系統」）提交所需資料以進行註冊。
2. 註冊帳戶須以電郵登記和驗證，每個電郵只能註冊一次。完成註冊後方可透過報名系統申請獎項。
3. 必須於截止日期或之前於報名系統內完成並提交所有獎項所需資料和文件。
4. 提交申請後，申請單位可在香港義工獎網上報名系統，點擊在版面左邊功能列的「申請狀況」按鈕，即可查閱各獎項的申請進度，包括是否已成功提交申請。
5. 秘書處只接受於報名期內於系統完成所有申請程序的獎項申請。逾期、未繳付報名費或於系統中暫存的獎項申請，將不獲受理。